Categoría: Empresas

Manual de franquicia y la importancia de contar con uno

En nuestras redes estuvimos comentándoles sobre el Manual de franquicia y la importancia de contar con uno, y hoy les comentamos un poco más sobre este documento de gran ayuda tanto para el franquiciado como el franquiciador.

Un manual es un documento donde se recopila toda la información relativa a: procedimientos, funciones, tareas, actividades, políticas que derivan del plan estratégico de la empresa; varía de acuerdo a la forma en que el negocio esté organizado.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

¿Cuál es su utilidad? Sencillo, es un elemento eficaz para la toma de decisiones de cada una de las áreas, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan orientación, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa. Cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización.

Cuando nos adentramos en el mundo de las Franquicias, los manuales constituyen una herramienta clave de soporte y transferencia de tecnología, además de ser un medio de control y estandarización.

 ¿Cuáles son los tipos de manuales que existen?

-Manual de Inducción: Es un documento enfocado al Franquiciatario donde, se le informa de una forma más clara y operativa sus responsabilidades tales como el pago de contraprestaciones; además de recomendaciones y lineamientos del sistema.

-Manual de Apertura: Contiene la descripción detallada de las actividades y procedimientos que debe realizar el Franquiciatario para la apertura de su unidad franquiciada, destacando entre otros temas el cronograma o ruta de actividades.

-Manual de Operaciones: Contiene un capítulo de inducción dirigido a los colaboradores de la Franquicia, e incluye además las actividades puntuales de cada puesto en el desarrollo de los procesos operativos principales de la unidad.

– Manual del Franquiciante: Dirigido a la Empresa Franquiciante describe la organización, promoción y comercialización de la Franquicia, a través de políticas y procedimientos claros para ofrecer los servicios de asistencia técnica y soporte a Franquiciatarios

-Manual de Imagen Corporativa: Contiene la descripción detallada sobre los lineamientos respecto a la imagen de la Franquicia, principalmente sobre el uso correcto del logotipo y diseños, así como las aplicaciones autorizadas en la Unidad.

Y, ¿cuáles son las principales ventajas de contar con un Manual de franquicias

Lo primero es la Uniformidad : es necesario establecer estándares y ese es sin duda el principal objetivo de los manuales de operación. El franquiciatario puede conocer a través del manual los lineamientos para ser uniforme y repetir el producto y el proceso del sistema de negocio a la perfección.

Permite las buenas relaciones franquiciante/franquiciatario: los manuales permiten que ambas partes de la sociedad   puedan comunicarse efectivamente. Ya establecidos los estándares, ambas partes conocen su rol dentro de la franquicia y deben cumplir con una serie de compromisos sin peros de por medio

Los manuales facilitan el entrenamiento: las guías escritas de entrenamiento y capacitación del personal son una fuente de conocimientos invaluables para el administrador de la franquicia. Al saber exactamente qué y cómo debe enseñarle al personal se ahorra mucho tiempo.

Estos manuales significan un ahorro de tiempo y de dinero: al poder contar con manuales de operación usted, como dueño del negocio, cometerá menos errores y aprenderá directamente de una guía escrita, en vez de aprender mediante la experiencia, lo que la mayoría de las veces resulta costoso y lento. ¿Desea ahorrar dinero y tiempo

Implican crecimiento: los manuales de operación son formas para mejorar el negocio. Al tener varios negocios operando, es decir varias unidades de franquicias con varios franquiciatarios dueños, ellos mismos se encargarán de proponer los cambios e innovaciones que harán la operación más fluida, más barata o más funcional. La mayoría de las franquicias en sus manuales incluyen un e-mail o números a los cuales los operadores de unidades pueden hablar y hacer sugerencias al manual o preguntas sobre el negocio.

Sin duda su importancia principal radica en el orden, los pasos que deben seguirse y la comunicación efectiva entre el franquiciante y el franquiciado.

 

Estrés en su equipo de trabajo, ¡Acabe con el!

El estrés es una causa de enfermedad laboral a nivel mundial, una de las principales labores de un líder es velar por disminuir esos niveles de estrés en sus equipos de trabajo.

Liderar y el manejo de grupos o personal no es tarea fácil; y por lo general en los negocios propios o emprendimientos, suele haber mucha presión, porque se requiere la máxima productividad al menor costo, lo que se traduce en que menos personas hacen más cosas.

Esto a su vez, suele tener consecuencias negativas en los equipos, quienes se ven sometidos a altos niveles de estrés. Sin embargo, usted como líder puede ayudarlos a combatir esta situación, propiciando acciones que ayuden a disminuir la presión.

Incentive un buen clima laboral

El compañerismo y las buenas relaciones sociales son elementos claves que le ayudan a las personas a sentirse mejor y a gusto en su sitio de trabajo. Si tengo grandes cargas de trabajo y además de eso me la llevo mal con mis colegas, ninguno se habla entre ellos y suele haber un ambiente de tensión, es probable que los problemas se magnifiquen más de lo que realmente son.

Es por esto que la labor del líder también debe ser generar un ambiente de camaradería, donde todos se apoyen, sea agradable llegar cada día y reine la amabilidad. Esto hará que las personas creen conexiones y fortalezcan lazos que les ayudarán en momentos de estrés a sobrellevar la presión.

Que reine la organización

En un ambiente ordenado, donde todo se encuentre en su lugar, donde cada quien tenga sus funciones y responsabilidades claras y delimitadas, donde las instrucciones sean claras y coherentes, es menos propenso al retrabajo, al caos, a las frustraciones y por ende al estrés.

Es por ello, que como líder debe transmitir calma y asegurarse que todos sepan qué deben hacer, qué se espera de ellos y cuándo.

En todo negocio surgen imprevistos que hay que resolver, lo que no puede permitirse es que lo urgente se convierta en rutina, haciendo que los empleados pierdan el objetivo de su trabajo, tratando siempre de “apagar incendios”.

El arte de delegar

Ya hemos hablado de la importancia de delegar, pero como líder también debe saber identificar cuándo le toca subirse las mangas y poner manos a la obra para ayudar a sus trabajadores a que el trabajo salga, aunque ya haya sido delegado en ellos.

Es importante saber identificar cuándo necesitan ayuda porque no se dan abasto y entender si hay un problema en la asignación de labores que se le ha dado a cada uno.

Sabemos que hay trabajadores a los que se les puede exigir más o con los que se siente más afinidad o confianza por su capacidad resolutiva, pero con ellos es con quien hay que tener más cuidado, porque se corre el riesgo de sobrecargarlos de trabajo y que no digan nada, hasta que sea muy tarde.

Asegúrese de equilibrar bien las cargas entre todos los miembros del equipo.

El esparcimiento

No es vano las oficinas de grandes empresas como Google tienen tantas áreas dedicadas a que sus trabajadores se relajen; ellos saben perfectamente los niveles de exigencia a los que someten a sus empleados y por lo tanto les otorgan espacios para liberar tensión.

Recuerde que las personas no son máquinas, que muchas veces la productividad será mayor si se detienen unos minutos a tomar un café e intercambiar ideas con sus compañeros.

Asimismo, asegúrese que sus empleados tomen sus vacaciones y recesos a tiempo, e incentívelos con días libres o jornadas más cortas

¿Ciberataque? Usted también puede ser víctima

El Ciberataque puede causar grandes pérdidas a una empresa, es precisamente por esto que se debe ser muy cauteloso y protegerse en la medida de lo posible.

Durante el año 2016 se registró la cifra histórica de $209 millones en pérdidas monetarias por parte de empresas que tuvieron que pagar para poder recuperar información privadas de sus empresas, un número exorbitante que sin duda asombra.

Virus como el Wanna Cry lograron causar grandes estragos en empresas de todo el mundo y nos permite entender que un hacker puede, en cualquier momento, afectar la estabilidad de nuestra web, blog o redes sociales, si eso es lo que se propone. Las computadoras, teléfonos inteligentes, televisores e incluso routers son víctimas del hackeo actualmente.

Es más, se estima que 32% de las empresas son afectadas por ataques cibernéticos. Esto es, prácticamente, una de cada tres organizaciones. El cibercrimen ha pasado entonces, a ser la segunda causa principal de denuncias realizadas por empresas.

¿Cómo puede una empresa sobrevivir a un ataque cibernético? ¿Qué debe hacerse?

La mejor opción es contar con personal especializado en informática y que pueda prestar su ayuda en situaciones como esta. Además debemos siempre:

  1. Mantenernos actualizados con los sistemas operativos de cada equipo.
  2. No abrir correos que nos resulten sospechosos, en especial esos que inviten a descargar software o solicite datos personales.
  3. Debemos siempre tener instalados los candados de acceso y protección en cada equipo, de acuerdo a las versiones que se necesiten.
  4. Contar con buenos respaldos de información. En otros equipos, pen drives o disco duros externos.

Todos los miembros de una empresa deben estar conscientes que es posible ser hackeado y engañado fácilmente en estos días, por lo que deben ser más cautelosos.

Además de esto, se debe conocer que vulnerabilidades tiene la compañía, cuales son las que un cibercriminal podría explotar y donde existen problemas que hacen vulnerable a la empresa.

¡Adiós a las reuniones poco productivas!

El intercambio de ideas y la interacción que surge durante una reunión es enriquecedor para los procesos de las empresas, sin embargo, muchas veces estos encuentros suelen convertirse en algo tedioso, innecesario y hasta desgastante. Esto se debe a que nos acostumbramos a reuniones poco efectivas.

Es normal sentir que las reuniones son una pérdida considerable de tiempo, por lo general suelen ser muy extensas, en ocasiones se dificulta llegar a acuerdos concretos y en otras oportunidades se pierde el foco de la reunión. Hay estudios que aseguran que solo en Estados Unidos se pierden más de 37 billones de dólares al año en reuniones no productivas

A pesar de esto, son una práctica necesaria para el desarrollo del negocio y el trabajo en equipo. Entonces ya que se sabe que es casi imposible erradicar las reuniones de trabajo, es importante conseguir maneras de llevarlas a cabo de la forma más eficiente posible. A continuación, le dejamos algunas recomendaciones para lograrlo:

Pertinencia: lo primero, ante la tentación de convocar una reunión, es tener claro si es realmente necesario su realización. Previamente se deben haber agotado otras vías como correo electrónico, llamada telefónica, etc. Una vez que ya evaluó esas opciones y la reunión parece ineludible, establezca de forma clara el objetivo de la misma, pregúntese qué necesita y qué espera lograr, haga un análisis individual que sirva de base para tomar decisiones.

Asistentes: de este punto dependerá gran parte del éxito o fracaso de la reunión. Si no se elige correctamente a los participantes, es posible que se desvíe el objetivo, que los aportes no sean de valor o que contrario a avanzar, se retroceda en el tema. Para tener mayor claridad en este apartado, existe una clasificación de asistentes que le puede ayudar a definir su lista de convocados: los tomadores de decisiones, los que tienen la información, los que tienen un rol en los problemas, los que necesitan saber lo que se comunicará en la reunión para realizar su trabajo, los que implementarán las decisiones tomadas (en el caso de los últimos dos, se puede evaluar comunicarles lo resuelto posterior a la reunión).

No deje nada al azar: la improvisación es el peor aliado de las reuniones efectivas. Es por ello que debe preparar todo con suficiente antelación; compartir previamente con los asistentes la información necesaria para su participación, hacer una agenda, establecer una dinámica de realización, definir roles en caso que sea necesario, preparar material de apoyo, probar los equipos y las condiciones de la sala, ser estrictos con la puntualidad y respetar el objetivo de la reunión evitando desviaciones o distracciones.

Cerrar con broche de oro: para determinar si una reunión fue efectiva, es casi tan importante lo que sucede después de una reunión, como la preparación previa. Es fundamental que una vez que la convocatoria haya finalizado se comparta con los participantes una minuta donde estén escritos los acuerdos y responsables que se establecieron en la reunión. Asimismo, es importante hacer seguimiento a estos puntos, con el fin de asegurar su cumplimiento y avance, lo que demostrará que el tiempo invertido en la reunión dio frutos.

 

En la búsqueda del socio ideal

Una sociedad puede potenciar un negocio o condenarlo al fracaso según la calidad de la misma. Es por ello, que si está pensando en buscar a alguien con quién realizar una sociedad, es importante que se detenga, lo piense un poco y lea esta nota.

Escoger un socio para un proyecto o emprendimiento, es casi tan importante como conseguir la pareja con la que desea compartir el resto de su vida.

Su socio será la persona que le acompañará en cada batalla, con quien celebrará triunfos o con quien compartirá los mal sabores de un fracaso. Es por ello, que es fundamental seleccionar una persona adecuada, con la que se sienta confianza y seguridad.

Los opuestos se atraen: Esta frase puede sonar a cliché, pero sin duda en una sociedad es fundamental conseguir a alguien que tenga la capacidad de complementarle, de ver eso que usted suele pasar por alto y hacer aquello para lo que usted no tiene habilidad, pero que es importante para el desarrollo del negocio, de esta forma logrará la ecuación perfecta y obtendrá siempre un punto de vista diferente, que le ayudará en la búsqueda de la excelencia.

Visión compartida: si se tendrá un compañero de viaje, este debe estar tan motivado como usted por el destino que se escogió, para que pueda ser una travesía agradable. Una característica que no puede faltar en una sociedad es la de remar en la misma dirección. Ya está probado que aquellos que aman lo que hacen se comprometen más y no hay nada mejor para asegurar el éxito que un socio comprometido.

Trayectoria: Al momento de escoger un socio, es importante no solo fijarnos en aspectos como si es una persona amable o simpática, un amigo, o un familiar. También es fundamental responder a la pregunta ¿qué puede aportar esa persona al negocio o proyecto? Puede ser experiencia, capital, una red de contactos o clientes, la idea o la estrategia, no importa lo que sea, siempre y cuando aporte valor y ayude a crecer o consolidar. Al potencial socio hay que conocerlo más allá de la relación cotidiana que se pueda tener, hay que saber realmente cómo es en los negocios, y cómo es trabajar con esa persona, cómo lidia con los problemas, cómo es su trato con el personal, etc.

Definición de roles: cómo será la asignación de responsabilidades y la dedicación de tiempo de ambos. Una puede complementar a la otra, es decir uno de los socios puede tener mayores responsabilidades pero que impliquen menos dedicación de tiempo o viceversa. La clave aquí está en conocer las expectativas de la otra persona y saber hasta dónde está dispuesto a dar y a ceder. Esos puntos deben estar claros desde un principio, y si es posible por escrito para evitar malentendidos.

Cultura y valores comunes: Así como hablamos de compartir una misma visión, también es importante tener una ética profesional y valores comunes. Si usted es una persona estricta, puntual, ordenada, es posible que si su socio es impuntual, desordenado, despistado o descuidado, puedan tener diferencias importantes que quizás no sean llevaderas en el largo plazo. Debe buscar alguien que actúe con rectitud y transparencia y en quien pueda confiar.

Comunicación: Su socio debe ser una persona con la que pueda hablar, que escuche, que sea abierto a recibir sugerencias, reclamos. Que no se encierre, sino que por el contrario, sea alguien dispuesto siempre a mediar, a resolver, a dialogar y a conciliar.

Tipos de empresas que tienen vida en USA

Son varios los tipos de empresas que operan en los Estados Unidos, encuentre la ideal para usted y comience a hacer vida en la tierra del sueño americano

Aunque no muchos lo saben, en Estados Unidos los latinos son dueños de más de tres millones de negocios. Un importante número que parece no tener ánimos de detenerse.

En los Estados Unidos cualquier persona puede crear una empresa, a excepción de si algún estado prohíbe la propiedad de una empresa por parte de extranjeros.

Lo que es fundamental tanto para ciudadanos, residentes y otros extranjeros con otro estatus migratorio es familiarizarse todo lo que puedan con las distintas posibilidades que hay para fundar la empresa y conocer los estados donde es más sencillo alcanzar el éxito.

Tipos de empresas:

Propietario único

En el tipo de compañía de Propietario único, el dueño y la empresa  son considerados como lo mismo.

Tiene sus ventajas, como la creación sencilla y económica de la empresa, dependiendo claro del estado. Así como tiene un lado bueno también en caso de ocurrir algo el propietario deberá responder con su propio patrimonio en caso de posibles de pérdidas.

Asociación General

Se refiere a empresas conformadas por dos o más personas quienes forman una sociedad.

Este tipo de empresa es barata de formar, también es posible que se tenga que solicitar una licencia para poder empezar con el negocio.

¿Inconvenientes? En caso de que alguno de los socios haga algo inapropiado puede poner en peligro la actividad de la sociedad.

Importante: todo debe siempre consignarse por escrito, a veces las palabras pueden llevárselas el viento, el compromiso es mejor en papel.

Asociación con responsabilidad limitada

No es una forma de empresa permitida en todos los estados,  así que es importante investigar previamente. Esta asociación de dos o más socios es muy común en las profesiones como actuarios (contabilidad), abogados, doctores médicos, etc. En este tipo de empresa cada socio es responsable de sus actos, nadie será culpado por la negligencia de otros,pero en el aspecto monetario, todos los socios son responsables de deudas que genera la asociación

Asociación Limitada (Limited Partnership)

Este tipo de empresa (especialmente usada en el sector de construcción) está conformada por dos o más socios.  La responsabilidad de los socios está limitada y no responden por las deudas de la sociedad con su propio patrimonio lo cual puede ser positivo.

Corporación C (C Corporation)

Esta forma de negocio es más complicada y cara de crear y en este caso los socios no responden de las deudas del negocio.

Si se forma una Corporación C se debe tener claro que es una entidad totalmente separada de los socios y, a consecuencia de ellos, hay doble imposición. Por un lado paga impuestos la Corporación C y, por otro, los beneficios que se reparten entre los socios como dividendos deben ser declarados por cada socio al llenar las planillas de los impuestos.

Compañía de Responsabilidad Limitada (Limited Liability Company o LLC)

Esta es una de las formas de negocio más comunes en los Estados Unidos, las famosas LLC.

En este tipo de empresas los socios sólo responden a las deudas de la sociedad con el capital de la misma, nunca con el propio. En segundo lugar, el IRS -la agencia que se ocupa de los impuestos a nivel federal- permite elegir entre pagar impuestos como corporación o como asociación (partnership).

Compañía de Responsabilidad Limitada Profesional

Esta forma de registrar un negocio es muy similar a la Compañía de Responsabilidad Limitada. La diferencia principal es que en estos casos todos los socios de la empresa deben pertenecer a la misma profesión.

Corporación Profesional

Para incorporar el negocio de esta forma es necesario que todos los socios pertenezcan a la misma profesión, ya sea abogados, ingenieros, psicólogos, veterinarios, trabajadores sociales y profesionales de la salud, como por ejemplo médicos, dentistas, enfermeras, etc.