El intercambio de ideas y la interacción que surge durante una reunión es enriquecedor para los procesos de las empresas, sin embargo, muchas veces estos encuentros suelen convertirse en algo tedioso, innecesario y hasta desgastante. Esto se debe a que nos acostumbramos a reuniones poco efectivas.
Es normal sentir que las reuniones son una pérdida considerable de tiempo, por lo general suelen ser muy extensas, en ocasiones se dificulta llegar a acuerdos concretos y en otras oportunidades se pierde el foco de la reunión. Hay estudios que aseguran que solo en Estados Unidos se pierden más de 37 billones de dólares al año en reuniones no productivas
A pesar de esto, son una práctica necesaria para el desarrollo del negocio y el trabajo en equipo. Entonces ya que se sabe que es casi imposible erradicar las reuniones de trabajo, es importante conseguir maneras de llevarlas a cabo de la forma más eficiente posible. A continuación, le dejamos algunas recomendaciones para lograrlo:
Pertinencia: lo primero, ante la tentación de convocar una reunión, es tener claro si es realmente necesario su realización. Previamente se deben haber agotado otras vías como correo electrónico, llamada telefónica, etc. Una vez que ya evaluó esas opciones y la reunión parece ineludible, establezca de forma clara el objetivo de la misma, pregúntese qué necesita y qué espera lograr, haga un análisis individual que sirva de base para tomar decisiones.
Asistentes: de este punto dependerá gran parte del éxito o fracaso de la reunión. Si no se elige correctamente a los participantes, es posible que se desvíe el objetivo, que los aportes no sean de valor o que contrario a avanzar, se retroceda en el tema. Para tener mayor claridad en este apartado, existe una clasificación de asistentes que le puede ayudar a definir su lista de convocados: los tomadores de decisiones, los que tienen la información, los que tienen un rol en los problemas, los que necesitan saber lo que se comunicará en la reunión para realizar su trabajo, los que implementarán las decisiones tomadas (en el caso de los últimos dos, se puede evaluar comunicarles lo resuelto posterior a la reunión).
No deje nada al azar: la improvisación es el peor aliado de las reuniones efectivas. Es por ello que debe preparar todo con suficiente antelación; compartir previamente con los asistentes la información necesaria para su participación, hacer una agenda, establecer una dinámica de realización, definir roles en caso que sea necesario, preparar material de apoyo, probar los equipos y las condiciones de la sala, ser estrictos con la puntualidad y respetar el objetivo de la reunión evitando desviaciones o distracciones.
Cerrar con broche de oro: para determinar si una reunión fue efectiva, es casi tan importante lo que sucede después de una reunión, como la preparación previa. Es fundamental que una vez que la convocatoria haya finalizado se comparta con los participantes una minuta donde estén escritos los acuerdos y responsables que se establecieron en la reunión. Asimismo, es importante hacer seguimiento a estos puntos, con el fin de asegurar su cumplimiento y avance, lo que demostrará que el tiempo invertido en la reunión dio frutos.